La digitalización de documentos es un proceso por el que están apostando cada vez más empresas y que ofrece grandes ventajas. Y es que la digitalización de documentos consiste en convertir documentos de papel o físicos en archivos digitales.
Si estás pensando en apostar por la digitalización de documentos en tu empresa o negocio pero te faltan razones. En este artículo te vamos a indicar las principales ventajas que ofrece la digitalización de documentos.
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Ahorro de espacio físico
Una de las principales ventajas de la apuesta por la digitalización de documentos es que permite ahorrar espacio físico. Por lo que ya no es necesario disponer de cientos de archivadores y grandes estanterías para almacenar todos los documentos. Ahora los documentos estarán digitalizados por lo que no será necesario tenerlo en formato físico.
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Mayor rapidez para encontrar documentos
Otro beneficio de la digitalización es que se pueden encontrar de manera más rápida los documentos. Y es que poniendo la fecha del archivo, una palabra clave o cualquier cuestión relativa al documento podrás encontrarlo en cuestión de segundos. Y sin necesidad ni siquiera de levantarse del escritorio.
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Mejora de la seguridad
También hay que destacar que la digitalización permite mejorar la seguridad. Primero porque se puede restringir el acceso a determinados usuarios. Y segundo, porque se puede consulta el histórico de visitas y saber qué usuarios han visto determinado archivo y cuándo lo han visto.
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Posibilidad de acceso desde cualquier lugar
Por supuesto, la digitalización ofrece la posibilidad de acceder desde cualquier lugar. “La digitalización de archivos permite acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos y desde cualquier punto conectado a través de un dispositivo electrónico como un ordenador, una tableta o un móvil”, explican desde Gitdoc, compañía especializada en transformación digital para empresas en Madrid.
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Mayor preservación del documento
Respecto a la digitalización de documentos también hay que indicar que los archivos digitales no se corrompen con el paso del tiempo. Es decir, se preservan mejor. Porque un archivo físico puede estropearse por la humedad o los años. Mientras esto no pasa con los archivos digitales, quedan intactos a pesar del paso del tiempo.
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Reducción del impacto medioambiental
Otro factor a tener en cuenta es que la digitalización ayuda a reducir el impacto medioambiental de una empresa. Ya que se ahorra bastante en papel y en tinta porque no es necesario tener impresos muchos documentos. Además, cuando se apuesta por la digitalización los documentos se editan de manera informática, por lo que no hay que imprimir nuevas versiones.
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Ahorro económico
El no tener que imprimir tantos documentos no sólo ayuda a cuidar el medio ambiente. También supone un ahorro económico para la compañía. Porque ya no hay que gastar tanto dinero en papel, tinta y archivadores.
Sin embargo, puede que estés pensando que apostar por la digitalización conlleva un coste. No obstante, la inversión se recupera en un corto plazo de tiempo, que dependerá del tamaño y la forma de trabajar de cada compañía.
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Posibilidad de modificar los documentos
Otra ventaja interesante a tener en cuenta sobre la digitalización de documentos es que se pueden modificar los documentos de manera sencilla y desde cualquier lugar. Así, se reducen muchos errores y fallos porque se pueden solucionar de manera sencilla. Lo que no ocurre con los archivos físicos, que se aprecian los cambios y modificaciones.
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Acceso al mismo tiempo por varias personas
El acceso a un archivo al mismo tiempo por varias personas es otra de las ventajas de la digitalización. Una cuestión que es imposible de forma física. Porque piensa en el caso de que varias personas están trabajando en un mismo proyecto y quieren consultar el mismo documento. A no ser que haya diferentes copias del archivo será complicado que esas dos personas puedan consultarlo cuando deseen.
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Se facilita la difusión
También hay que destacar que la digitalización facilita la difusión porque permite enviar los archivos y documentos de diferentes maneras con sólo hacer un clic. Por ejemplo, un archivo se puede enviar por correo electrónico o WhatsApp rápidamente. Mientras que no ocurre lo mismo con un archivo en papel, que hay que escanear o hacerle una foto para poder enviarlo, lo que pierde bastante calidad.
En definitiva, estas son las 10 ventajas principales que ofrece la digitalización de archivos a cualquier compañía. Son unos beneficios interesantes, por lo que si tienes una compañía al menos deberías valorar la opción de apostar por este proceso.
