En los equipos de trabajo es importante hacer una planificación y distribución de las tareas a realizar de forma que cada miembro del el equipo tenga participación en las funciones de la empresa o el negocio, que haya una buena distribución del tiempo y los recursos humanos, que se consigan los objetivos en la menor cantidad de tiempo posible y que todos trabajen de forma organizada en un bien común.
Para lograr una buena planificación de la distribución de tareas, hay que seguir una serie de pasos, y ¿por qué no? Ayudarnos con la tecnología y sus avances, que ahora nos permiten digitalizar y automatizar una serie de labores y funciones que nos harán más fácil nuestro trabajo.
Aquí lo que hemos consultado con Kairos, plataforma de gestión de Recursos Humanos.
¿En qué consiste la planificación y organización de tareas?
Cuando hablamos de la planificación de tareas nos referimos al proceso que consiste en identificar, organizar y planificar las actividades que deben llevarse a cabo dentro de un proyecto, para luego estimar su duración y los recursos necesarios para completarlas.
Así, es un proceso que involucra una serie de etapas, que más o menos son la siguientes:
- Identificación.
- Priorización y programación.
- Determinación de la interconexión de actividades.
- Planificación en el tiempo.
- Asignación de recursos.
A su vez, para poder perseguir los objetivos correctos en cada paso debemos tomar en cuenta los siguientes factores:
- El tiempo (¿cuándo?)
- Los objetivos (¿qué?),
- los interesados (¿quiénes?),
- los métodos y herramientas (¿cómo?),
- las restricciones:
- Recursos limitados (mano de obra, materiales);
- duración del proyecto;
- menor coste y dentro del presupuesto inicialmente asignado;
- óptima calidad y en línea con las previsiones.
Además de 5 parámetros esenciales:
- Calidad,
- coste,
- fecha límite,
- rendimiento,
¿Cómo se hace la planificación?
Ya vimos todos los factores que interviene en el proceso de la planificación y distribución de tareas, ahora veremos el paso a paso que hay que seguir:
1. Identifica las necesidades
Lo primero es identificar que necesidades se necesitan cubrir y por lo tanto, cual será nuestro objetivo. De esta forma, se podrán elaborar el paso a paso para llegar al mismo y las actividades que deberán realizarse.
2. Divide las tareas
Para llegar a lo macro, primero debemos enfocarnos en lo micro. Es decir, debemos dividir nuestro gran objetivo en subtareas más pequeñas que podamos ir haciendo poco a poco hasta completar nuestra meta.
Esto es porque cuando nos encontramos ante una tarea titánica y muy pesada nuestro cerebro de inmediato se agobia y no encuentra como lidiar con la misma. En cambio si la dividimos en subtareas más pequeñas, rápidas y sencillas, podemos lidiar mejor con la carga de trabajo e ir trabajando hacia la meta final.
3. Organiza y distribuye el trabajo
En esta parte es en donde aplicaremos las herramientas y estrategias que tenemos a nuestra disposición, como lo son los programas y aplicaciones que nos ayudan a la gestión de tareas de trabajo o los diferentes métodos que tanto venden los expertos para hacer una buena distribución de la carga laboral.
En cuanto a los métodos, tenemos a nuestra disposición:
- Método de la Cadena Crítica. En este se debe analizar:
- Recursos disponibles,
- factores de riesgo (costes ocultos, retrasos, fracasos),
- conflictos de prioridad (multitaskingde los empleados),
- mutualización de los márgenes de seguridad para las tareas críticas (buffer).
- Diagrama de Gantt,. En este método se presenta gráficamente el progreso de las tareas y sus plazos, junto con la lista de actividades (eje Y) y las unidades de tiempo (eje X), para vincular:
- Recursos (humanos o materiales),
- conexiones (con otras tareas),
- fechas (inicio y fin).
Mientras que entre las aplicaciones que tienes a tu disposición podemos mencionar a:
- Google Calendar. Se trata de una herramienta muy sencilla, al alcance de todos y además gratuita que te permite hacer listas de tareas diarias, incluso indicando el tiempo que le vas a dedicar a cada una de ellas, permitiéndote organizar mejor tu día. Lo mejor es que también sirve como una alarma para eventos importantes como fechas de entrega, reuniones o presentaciones, de forma que no las olvides. Todo esto al alcance de tu mano, ya que la aplicación por lo general viene descargada en cualquier dispositivo que tenga Google, o la puedes descargar con facilidad en el caso contrario. La regla de oro aquí es saberla usar con cabeza, siendo realistas en la cantidad de trabajo que podemos hacer al día y colocándonos metas que de verdad podamos alcanzar.
- Evernote. Es una gran herramienta para anotar todo lo que necesites y acceder a esa información de una forma rápida y fácil, desde cualquiera de tus dispositivos inteligentes. Desde temas personales puntuales hasta imágenes o pdf, pues también tenemos la oportunidad de adjuntar cualquier archivo. Lo mejor es que puedes compartir esas notas con otras personas, como otros compañeros de trabajo y sincronizarse en sus tareas.
- Asana y Trello. Estas se tratan de herramientas que nos ayudan a organizar las tareas de los equipos antes y después de haber hecho nuestra planificación y distribución. En ambas podemos organizar la información en columnas e irlas adaptando a las necesidades de la ejecución del proyecto. Por ejemplo, se puede dedicar la primera columna a ideas generales, la segunda a las tareas concretas pendientes de hacer, la tercera para las que están en curso y la cuarta para las acabadas. Luego en estas columnas colocas “tarjetas” con la tarea y su descripción, incluyendo la persona responsable de llevarla a cabo, la fecha límite de entrega, e incluso, archivos adjuntos, comentarios y más. De esta forma los equipos podrán integrarse mejor, tener un mejor seguimiento de las tareas y ver la evolución de su trabajo.
Así, estas son especialmente buenas si se combinan con un buen software de gestión de proyectos.
4. Planifica las tareas
Lo más eficiente para hacer una buena distribución de tareas es el uso de una tabla de distribución de actividades. En esta tabla debes colocar las tareas a realizar, los tiempos de entrega, las personas involucradas y las herramientas que necesitarás, de forma que todo quede por escrito y bien organizado. Para ello, hoy en día cuentas con diferentes herramientas que te ayudan a dividir un proyecto en tareas para crear tu planning de proyecto. Por ejemplo, tienes plantillas personalizables, aplicaciones, etc.
Para ayudarte, puedes acudir a cualquiera de estos métodos de planificación:
- El WBSo Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) en español: Se trata de dividir tu objetivo final en pequeñas tareas y ordenarlas de acuerdo a su prioridad.
- El Mind Mapping (mapa mental): Se trata de los mapas mentales de siempre que contendrán el objetivo final en el medio del mapa y desprendiéndose de él, las diferentes tareas que hay que hacer para conseguirlo, y que se deben intentar diagramar siguiendo la lógica a continuación:
- La importancia de la tarea en el proyecto global,
- su grado de urgencia.
- El Método MoSCoW: Aquí se da prioridad a la importancia de la tarea dentro del proceso para alcanzar la meta final y que hace que las clasifiquemos de la siguiente manera:
- Must have: indispensable,
- should have: importante,
- could have: bajo impacto,
- won’t have but would like: opcional.
- La Matriz Eisenhower: Es un método en el que prevalece la importancia sobre la urgencia y que se define evaluando dos criterios: “ganancia» y «esfuerzo»:
Y así, estos son solo algunos de los que puedes practicar, existe una variedad de metodologías diferentes , cada una para adaptarse a tus necesidades.
6. Realiza un seguimiento constante
No solo es importante hacer una distribución ben pensada de las tareas, sino hacer un seguimiento de las mismas para verificar que haya sido efectivo, que se está cumpliendo con la organización y los plazos y para atajar cualquier inconveniente y poder mejorar las fallas. Para ello te recomendamos implementar un cuadro de mando integral.
7. Evalúa los resultados
Al finalizar, debemos corroborar que los resultados hayan sido los esperados para verificar que nuestro método empleado funciona o si debemos hacer mejoras y cambios para futuras ocasiones.
Para esto, puedes establecer Indicadores Clave de Desempeño (KPI) y asegurarte de su cumplimiento.
La importancia de organizar tus proyectos
Finalmente, hay que recalcar la importancia de pasar por todo este proceso cada vez que vamos a desarrollar un proyecto.
Básicamente esto es porque planificar y distribuir adecuadamente las tareas de nuestros proyectos nos permite:
- Definir la secuencia lógica de las tareasy su ejecución en el tiempo,
- expresar una necesidad de recursos o medios,
- analizar las cargas de trabajo,
- considerar los posibles factores de riesgo de un proyecto,
- comparar el progreso real con las previsiones,
- analizar las consecuencias de los errores que se puedan cometer durante la ejecución de la organización
- identificar cuando se comienzan las tareas más tarde de lo esperado o se terminan antes de lo pautado para una mejor gestión del tiempo
- simular hipótesis optimistas, pesimistas o probables,
- priorizar el trabajo.
